Teknoloji katılımcılarınızın ilgi ve eğilimlerini bu kadar değiştirmişken onu devre dışı bırakmak düzenlediğiniz etkinliklere katılım oranını düşürebileceği gibi, organizasyon sürecini sizin için çok daha yorucu hale getirebilir. İşe bir üye sistemi edinerek başlayabilirsiniz. Neden mi?
Başarılı bir etkinlik gerçekleştirmek için ilk aşamada yapmanız gereken, mevcut işleyişinizi online platformlara taşımak ve üye veri tabanınızı daha aktif bir şekilde kullanmak. Bu işleyişinizi hızlandırıp veriminizi artırabileceği gibi dolaylı olarak etkinliklerinizi çok daha yaratıcı ve doğru iletişim stratejileriyle çok daha başarılı bir biçimde yönetmenize imkan verir. Ve üye yönetim sistemi dediğimiz şey bunun için var.
Kurumunuzun işleyişini ve ihtiyaçlarını gözden geçirdiğinizde bağımsız bir etkinlik yönetim sistemi kullanmanıza gerek olmadığını fark edebilirsiniz. Zira eğer zaten bir üye yönetim sistemi kullanıyorsanız bu sistemlerin etkinlik organizasyonları için de kullanabileceğiniz oldukça başarılı uygulamalarının bulunduğunu göreceksiniz. Örneğin bir üye yönetim sistemi olan Raklet birçok özelliğinin yanı sıra başarılı etkinlikler gerçekleştirebilmek için kullanabileceğiniz birçok uygulamayı bünyesinde barındırıyor:
- Üye veritabanınızdaki güncel verilerden yola çıkarak oluşturduğunuz özel gruplara davetiyeler, otomatik hatırlatma e-posta ya da kısa mesajları gönderebilir, etkinliğinizi duyurmak istediğiniz kitlenin sınırlarını belirleyebilirsiniz.
- Kişiye özel kayıt formları oluşturabilir ve katılımcılarınızın etkinliğe katkı sunmak istedikleri miktarı kendilerinin belirlemesine imkan verebilirsiniz.
- İnternet üzerinden bilet satışı yapabilir, katılımcı listenizi yönetebilir, misafirlerinizin check-in ve veri güncelleme işlemlerini kapıda gerçekleştirebilirsiniz. Etkinlik sırasında tüm çalışanlarınız güncellemeleri tek bir liste üzerinde yaparlar, böylece karışıklıkların önüne geçmiş olursunuz.
- Etkinlik sonrası konuklarınıza teşekkür e-posta/ kısa mesajları ya da online geri bildirim formları gönderebilir; üye, destekçi ve bağışçılarınızla olan bağlarınızı güçlendirebilirsiniz.
- Gelişmiş raporlama seçenekleriyle etkinliğinizin performansını, hedeflerinize ne kadar yaklaştığınızı değerlendirebilirsiniz.
Sonuç olarak görünen o ki kurumunuzun işleyişini çok daha verimli hale getirmek ve amaçlarınıza ulaşmak için teknolojinin sunduğu olanakları bir şekilde bünyenize dahil etmeniz gerekiyor. Bir üye yönetim sistemi edinmek ise çok daha yakından tanıdığınız üye topluluğunuzun ilgi ve eğilimlerine yönelik etkinlikleri kolayca hayata geçirmenize imkan veriyor. Standart teknolojilerle çok kolaylaştığını ileri sürdüğümüz dernek, vakıf ve STK yönetimi böylece bambaşka bir boyuta taşınabiliyor.
