Kurumunuzun ve faaliyetlerinin daha geniş kitleler tarafından biliniyor ve destekleniyor olmasının en etkili yollarından biri de başarılı etkinliklerle kendinden söz ettirmesi. Yeni iletişim teknolojileri, her alanda olduğu gibi etkinlik organizasyonlarında da yeni yöntemleri beraberinde getiriyor.
Teknolojiyi sürece daha fazla dahil edip etkinliklerinizi çok daha verimli hale getirebilmek için aşağıdaki yöntemlere göz atabilirsiniz.
Web sitenize odaklanın
Web siteniz potansiyel katılımcılarınızın etkinliğiniz hakkında detaylı bilgiye ulaşabildikleri öncelikli platform. Katılımcılarınız sitenizde ihtiyaç duydukları bilgiye kolayca erişebiliyor ve aynı zamanda online kayıt yapabiliyor olmalılar. Web siteniz üzerinden etkinliğinizin duyurusunu ve tanıtımını yapabilmenin birçok yolu var :
- Ana sayfanızın haberler ya da yaklaşan etkinlikler bölümünde etkinliğinize mutlaka yer verin.
- Online etkinlik takviminizde etkinliklerinizin bir listesini oluşturun.
- Blogunuzda yayımlayacağınız yazı dizilerinde, etkinliğinizin amacı ve içeriği hakkında bilgi verin.
Online araçlardan yararlanın
- Veri tabanınızda bulunan bağlantılarınızın tümüne ya da bir bölümüne gönderebileceğiniz otomatik etkinlik duyuru mailleri oluşturun.
- Etkinlik tarihinizden birkaç hafta ve birkaç gün öncesinde otomatik hatırlatma mailleri gönderin.
- Online kayıt ve kayıt doğrulamaya imkan verin.
Raklet gibi bir dernek ya da üye yönetim sistemi kullanıyorsanız, etkinlik tanıtımlarınızı ve kayıt surecini otomatik hale getirebilir, tüm bu sureci hem kendiniz hem de kullanıcılarınız için kolaylaştırabilirsiniz.
Sosyal olun
Hepimiz (özellikle de Y kuşağı), gittikçe artan bir şekilde herhangi bir ürün, hizmet ve hatta katılacağımız etkinlikler konusunda tavsiye alırken sosyal ağlarımıza başvuruyoruz. Bir etkinliğin arkadaşlarımız tarafından beğenildiğini ya da LinkedIn’de tavsiye edildiğini görmek katılım kararımızda oldukça etkili. Bu da etkinliklerinizi sosyal paylaşım sitelerinde duyuruyor olmanızın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor.
Dernek, Vakıf ve STK’lar İçin En Etkili Sosyal Paylaşım Siteleri
Etkinlik sırasında teknolojiden yararlanın
Etkinliğinize bizzat katılamayan destekçilerinizi uzaktan sürece dahil etmek etki alanınızı genişletecektir. Etkinliğinizden canlı yayın sürdürmenize imkan veren teknolojiler bunu kolaylaştırıyor. Canlı yayın gerçekleştirmek için yeterli donanıma sahip olamayabilir, ancak yine de destekçilerinizle etkinliğinizin içeriğinden kesitler paylaşabilirsiniz. Önemli konuşmacılarınızın sunum videolarını YouTube ya da Slideshare üzerinden dolaşıma sokmak iyi bir fikir olabilir.
Eğer etkinlik sonrası geri bildirim formlarını katılımcılara basılı olarak dağıtıyorsanız bunu, etkinlik sonrası göndereceğiniz maillerinize ekleyebilir, tüm bu süreci internet ortamına taşıyıp daha pratik hale getirebilirsiniz.
Raklet ile etkinliklerinizi kolayca oluşturabilir, duyurularını yapabilir, online kayıt ve bilet satışı imkanıyla çok daha başarılı organizasyonlara imza atabilirsiniz.
